Geschäftszeichen

Instrument, um in der Verwaltung Schriftstücke einem Geschäftsfall bzw. Vorgang zuordnen zu können

Das Geschäftszeichen wird im Schriftverkehr der Verwaltung verwendet, um Schriftstücke einem Geschäftsfall bzw. Vorgang zuordnen zu können.

Bestandteile des Geschäftszeichens können sein:

  • ein Kurzzeichen des zuständigen Bearbeiters oder – vor allem in förmlicheren Organisationen – der zuständigen Abteilung (Leitzeichen)
  • ein Aktenzeichen (thematisches Kennzeichen gemäß einem Aktenplan)
  • eine Tagebuchnummer oder ein anderes Vorgangskennzeichen
  • ein Dokumentenkennzeichen

Es ist im Schriftverkehr üblich, in Antworten das Geschäftszeichen des Empfängers zu zitieren.

In der Praxis wird oft lediglich verkürzt das Vorgangs- oder Dokumentenkennzeichen der entsprechenden Fallakte benutzt (Name, Vertrags-, Personal-, Schadensnummer usw.).

In einer Richtlinie[1] des Bundesministeriums des Innern heißt es:

„Das Geschäftszeichen besteht aus dem Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit, dem Aktenzeichen und ggf. einem Vorgangs- und Dokumentenkennzeichen.“

§ 11 Geschäftszeichen und Aktenzeichen

Nur im Bereich der Justiz bildet das (anders definierte) Aktenzeichen zugleich die Geschäftsnummer.

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Einzelnachweise

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  1. Bundesministerium des Innern: § 11 der Registraturrichtlinie für Bundesministerien geladen 18. Juni 2015