Wikipedia:Wikimedia Deutschland/FAQ und Hilfe zur Förderung

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Diese Seite beantwortet Fragen zur Förderung und den Förderrichtlinien von Wikimedia Deutschland.

Allgemein

An wen wende ich mich für eine Förderung?

Wenn du deinen Hauptwohnsitz in Deutschland hast, wende dich an das Team Communitys und Engagement unter communitywikimedia.de. Wenn du deinen Hauptwohnsitz in Österreich oder Südtirol hast, wende dich bitte an Wikimedia Österreich; bei Wohnsitz in der Schweiz oder Lichtenstein an Wikimedia CH.

Muss ich meinen Realnamen öffentlich machen, wenn ich einen Projektantrag stelle?

Nein. Deinen bürgerlichen Namen musst du nur gegenüber Wikimedia Deutschland angeben. Diesen brauchen wir aus rechtlichen Gründen immer, wenn wir Kosten erstatten, oder du ein Projekt organisierst. Informationen zur Datenverarbeitung durch Wikimedia Deutschland findest du in unserer Datenschutzerklärung.

Welche Richtlinien gelten für die Förderung?

Für alle Förderungen/Unterstützungen seitens Wikimedia Deutschland gelten die Förderrichtlinien.

Fahrt

Wo und wie kann ich Reisekosten erstattet bekommen?

Reisekosten müssen stets im Vorfeld der Reise von Wikimedia Deutschland per E-Mail beantragt und genehmigt werden; dies sollte spätestens drei Werktage vor der geplanten Reise erfolgen, damit wir deine Anfrage noch rechtzeitig bearbeiten können. Weitere Details dazu findest du auf der Seite Wikipedia:Förderung/Reisekostenerstattungen.

Welche Bahnfahrten können erstattet werden?

Bei einer Bahnfahrt werden Kosten bis zur Höhe des Flexpreises 2. Klasse (auch ICE; ohne Zugbindung) und Sitzplatzreservierungen übernommen. Eine Zugbindung sollte vornehmlich nur bei einer unveränderlichen Zeitplanung gewählt werden.

Ich benötige ein Ticket und kann oder will es nicht selbst übernehmen, könnt ihr dies für mich übernehmen?

Solltest du, aus welchen Gründen auch immer, nicht in der Lage sein, das Ticket zu einer Veranstaltung, die den Förderrichtlinien von Wikimedia Deutschland entspricht, zu buchen, können wir dies für dich übernehmen. Bitte kontaktiere uns dazu möglichst frühzeitig (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?).

Darf/Sollte ich mir eine BahnCard kaufen?

Eine BahnCard wird von Wikimedia Deutschland immer dann übernommen, wenn damit die Kosten der Reise insgesamt niedriger ausfallen. Eine BahnCard 25 amortisiert sich damit in der Regel schon mit der ersten oder zweiten Fahrt, eine BahnCard 50 nach meist drei oder vier Fahrten (je nach Entfernung).

Wenn du also während der nächsten 12 Monate planst zu mehreren Veranstaltungen zu fahren, bei denen die Reisekosten über Wikimedia Deutschland abgerechnet werden können, dann können die Kosten für die BahnCard für diese 12 Monate in der Regel übernommen werden. Beantrage die BahnCard dann bitte mit der ersten von Wikimedia Deutschland bewilligten Reise. Wenn du dir unsicher bist, frage gern nach (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?). Bitte achte unbedingt selbstständig darauf, dass sich ein BahnCard-Abo nach dem Ablauf eines Jahres automatisch verlängert, sofern es nicht 6 Wochen vor Laufzeitende in Textform gekündigt wird. Die Zusage der Kostenübernahme für die BahnCard gilt stets nur für die reguläre Laufzeit ohne Verlängerung. Sollte Bedarf für eine Verlängerung der BahnCard bestehen, muss eine weitere Kostenübernahme rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist erneut beantragt werden.

Wie rechne ich Fahrten im Nahverkehr ab, wenn ich ein Deutschlandticket habe?

Wenn du ein Deutschlandticket besitzt, dann können Fahrten im Geltungsbereich des Tickets erstattet werden. Die Kosten für das Deutschlandticket können je nach Fall ganz oder anteilig erstattet werden. Maßgeblich sind die Kosten, die beim Kauf eines Tickets im Normalpreis der 2. Klasse entstanden wären. Daher benötigen wir für die Abrechnung die Angabe der Reiseverbindung inklusive Preisangabe (z.B. mittels eines Screenshots aus dem DB Navigator). Innerhalb eines Kalendermonats können maximal Kosten, die die Anschaffungskosten des Deutschlandtickets nicht überschreiten, erstattet werden. Als tatsächliche Anschaffungskosten gelten dabei die von dir bezahlten Anschaffungskosten abzüglich aller Erstattungen durch Dritte.

Ich habe ein App-Ticket genutzt, was muss ich bei der Einreichung tun?

Es ist kein Zangenabdruck auf dem Ticket erforderlich. Du kannst daher sehr gern Online- oder App-Tickets nutzen. Die Deutsche Bahn trennt seit 2023 Ticket und Rechnung voneinander, für unsere Kostenerstattung benötigen wir die Rechnung, welche du in deinem Bahnportal herunterladen kannst und als Beleg über das Online-Formular Antrag auf Kostenerstattung einreichen kannst. Weitere Informationen zum Abruf der Rechnung bietet das Serviceportal der Deutschen Bahn. Bitte bewahre auch das Ticket bzw. die Ticketdatei bis zum Erhalt der Kostenerstattung auf, sodass diese bei Rückfragen seitens Wikimedia Deutschland angefragt werden kann.

Solltest du ein digitales Ticket mit ausgewiesener Mehrwertsteuer und Bezahlmethode besitzen (z. B. von einem anderen Verkehrsunternehmen als der Deutschen Bahn oder ein von der DB ausgestelltes Ticket im alten Format), so reiche bitte das Ticket über das Online-Formular Antrag auf Kostenerstattung ein.

Mein Ticket wurde nicht entwertet, was muss ich bei der Einreichung tun?

Sofern du kein Online-Ticket genutzt hast: Sollte einmal bei deiner Fahrt kein Zugbegleiter/Schaffner zum Validieren deines ausgedruckten Tickets vorbeigekommen sein, schreibe dies einfach händisch auf deinen Beleg und reiche ihn ebenso ein.

Wie kann ich bei Zugverspätungen meine Fahrgastrechte geltend machen?

Bei Zugverspätungen können die Fahrgastrechte privat geltend gemacht werden. Dies gilt jedoch nur, sofern die Reise auch tatsächlich angetreten wurde und trotz der Verspätung eine Teilnahme an der Veranstaltung möglich war.

Kann ich auch mit dem PKW fahren?

Gemäß der Reisekostenordnung von Wikimedia Deutschland sind Bahnfahrten einer Reise mit dem PKW grundsätzlich vorzuziehen. Sofern gesundheitliche, transporttechnische oder gravierende zeitökonomische Gründen dafür sprechen oder durch eine Fahrgemeinschaft diese wirtschaftlicher als einzelne Bahnfahrten sein sollte, muss solch eine Ausnahme vor Beginn der Reise genehmigt werden. Autofahrten werden dabei erst ab einer Wegstrecke von 25 Kilometern erstattet, Autofahrten unter 25 Kilometern sind auch als Teil einer längeren Fahrt grundsätzlich nicht erstattungsfähig.

Wir erstatten pauschal eine Summe je gefahrenem Kilometer, was alle Kosten für Fahrzeug, Treibstoff und Abgaben abdeckt. Die Summe orientiert sich am Einkommensteuergesetzes, aktuell sind dies 0,30 € je Kilometer bis zum 20. Kilometer und 0,38 € je Kilometer ab dem 21. Kilometer. Schicke uns für die Abrechnung des Pauschalbetrags bitte eine Online-Karte mit der kürzesten Route zu, aus der wir die genauen Kilometer ablesen können. Bitte runde die Kilometerzahl kaufmännisch auf volle Kilometer. Hin- und Rückfahrten zu Veranstaltungen sind als getrennte Strecken abzurechnen. Andere Abrechnungsmöglichkeiten müssen mit dem Team Communitys und Engagement individuell abgesprochen werden (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?). Es gilt stets, dass Elektroautos genauso behandelt werden wie Autos mit Verbrennungsmotor.

Bitte ergänze außerdem immer, welche Personen im Verkehrsmittel gefahren sind. Dies betrifft auch Taxifahrten und vorher genehmigte Mietwagen, für die ebenfalls die Strecke und der Grund für deren Benutzung ergänzt werden müssen.

Kann ich auch mit dem Rad fahren?

Ja, Strecken mit dem Fahrrad können wie reguläre Kosten einer Bahnfahrt erstattet werden. Bei Besitz einer BahnCard sind die entsprechend vergünstigten Preise anzusetzen. Bitte lege die Angaben für die zurückgelegte Strecke und die Kosten einer Bahnfahrt bei. Wäre anstelle der Radfahrt auch eine Autofahrt genehmigt worden, können diese Kosten erstattet werden; bitte sprich dies zunächst mit dem Team Communitys und Engagement ab. Auch für die Erstattungsfähigkeit von Fahrradfahrten gilt die Bagatellgrenze, Fahrten unter 25 Kilometer sind auch als Teilstrecke einer längeren Fahrt nicht erstattungsfähig.

Gibt es eine Bagatellgrenze für Fahrten?

Auto- und Fahrradfahrten bis zu 25 Kilometer Strecke werden gemäß der Reisekostenordnung von Wikimedia Deutschland grundsätzlich nicht erstattet. Diese Bagatellgrenze gilt auch, falls die Fahrt ein Teilstück einer längeren Reise ist. Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus, Bahn usw. gilt diese Grenze nicht.

Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn

Für ausgewählte Veranstaltungen bot Wikimedia Deutschland bis 2019 Veranstaltungstickets an, die durch eine Kooperation mit unserem damaligen Mobilitätspartner Deutsche Bahn zur Verfügung gestellt wurden. Diese Kooperation wird nicht mehr fortgeführt. Eine Verlängerung des Vertrags zu den Veranstaltungstickets war für uns aus wirtschaftlicher Sicht nicht vertretbar und wäre voraussichtlich mit deutlichen Mehrkosten zum Alternativverfahren verbunden gewesen. Auch wären mit der Vertragsverlängerung umfangreiche Werbeverpflichtungen in Kraft getreten, die wir nicht erfüllen können.

Reisekosten zu Stammtischen

Reisekosten zu Stammtischen können in der Regel nicht erstattet werden, da Stammtische ihrem Wesen nach nicht förderfähig sind.

Inhaltliches Programm bei Stammtischen, das zur Förderung Freien Wissens beiträgt, unterstützen wir jedoch, also z. B. Eintrittsgelder für Exkursionen, Kosten einer Stadtführung oder auch Kosten eines Referenten für einen Fachvortrag.

Wenn du dir unsicher bist, ob wir Kosten übernehmen würden, kontaktiere das Team Communitys und Engagement gern (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?).

Werden Anreisen aus Österreich oder der Schweiz gefördert?

Bitte wende dich für Förderanfragen stets an das Chapter, in dem sich dein Hauptwohnsitz befindet. Sollte dieser in Österreich oder Südtirol liegen, so wende dich bitte an Wikimedia Österreich; sollte dieser in der Schweiz oder in Liechtenstein liegen, so wende dich bitte an Wikimedia CH (siehe dazu auch #An wen wende ich mich für eine Förderung?).

Unterkunft

Ich habe ein passendes Hotel gefunden, soll ich gleich buchen?

Geförderte Hotelbuchungen sollten nicht ohne Rücksprache mit Wikimedia Deutschland vorgenommen werden. Auch sollte ohne Rücksprache keine eigenmächtige Anfrage bei einem Hotel vorgenommen werden. Der Vertrag sollte immer durch Wikimedia Deutschland ausgehandelt und geschlossen werden, das schafft für alle Seiten eine gewisse Sicherheit in der Abwicklung.

Kann zur Absicherung der Kosten dem Hotel im Voraus eine Kostenübernahmeerklärung zugeschickt werden?

Das Team Communitys und Engagement sendet üblicherweise im Voraus eine Kostenübernahmeerklärung (für die Übernahme mit Kreditkarte oder Rechnung) an die Unterkunft. Gern können Projektorganisierende beim Team Communitys und Engagement nachfragen, ob dies erledigt wurde. Sofern nicht anders vereinbart, wird dies auch für das Frühstück und ggf. Stellplätze für PKW im Voraus geregelt. Sollte das Hotel hier über abweichende Informationen verfügen, so bitte nochmals um die genaue Prüfung von Buchung und Kostenübernahme.

Sollte für die Unterkunft eine Namensliste geführt werden?

Bei Rechnungen von Hotels wird üblicherweise angegeben, wer übernachtet bzw. am Frühstück teilgenommen hat. Üblicherweise hat mit dem Hotel eine Kommunikation stattgefunden, aus der uns die Liste mit den Hotelgästen bekannt sein sollte. Sollte dies nicht der Fall sein, schicke uns bitte eine Liste mit den Hotelgästen zu. Die Formalien sind dabei dieselben wie bei der Verpflegung.

Verpflegung

Rechnet jede Person ihren Verpflegungsmehraufwand ab oder soll lieber ein Restaurantbesuch organisiert werden?

Gerade bei größeren Community-Veranstaltungen organisiert Wikimedia Deutschland üblicherweise ein Catering oder übernimmt die Restaurantkosten vor Ort, um die Verpflegung für Ehrenamtliche und den Abrechnungsaufwand zu vereinfachen. Projektorganisierende melden sich dazu bitte rechtzeitig für die Zusage beim Team Communitys und Engagement (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?) und teilen die voraussichtliche Teilnahmezahl mit. Restaurantempfehlungen sind gern gesehen; dabei sollte in jedem Fall auf Wirtschaftlichkeit geachtet werden. Dies gilt auch für das Einkaufen bspw. für Veranstaltungen in lokalen Räumen. Wikimedia Deutschland übernimmt bei Restaurantbesuchen in der Regel ein Hauptgericht und alkoholfreie Getränke. Wichtig ist in diesem Fall, dass eine Teilnahmeliste vorliegt oder geführt wird.

Die Projektorganisierenden sollten mit dem Team Communitys und Engagement vorher abklären, welche Variante am sinnvollsten ist. Gerade bei Gruppen bietet es sich an, jeweils Gruppenbuchungen durchzuführen. Bei Aktivitäten einzelner Personen ist es in der Regel jedoch einfacher, den Verpflegungsmehraufwand abzurechnen. Dieser ist gesetzlich geregelt und kann grundsätzlich immer im Online-Formular Antrag auf Kostenerstattung als eigene Position angegeben werden.

Wie gebe ich den Verpflegungsmehraufwand richtig an?

Bitte verwende ausschließlich das entsprechende Online-Formular Anlage Verpflegungsmehraufwand und gib dort deinen Abfahrts- und Zielort, das Reiseland (ggf. im Ausland) sowie die Abfahrts- und Ankunftszeiten an. Sofern du Verpflegungsmehraufwand abrechnen möchtest, ergänze diesen bitte in jedem Fall als Position im Online-Formular Antrag auf Kostenerstattung. Das ausgefüllte Formular Anlage Verpflegungsmehraufwand dient dabei als Beleg/Rechnung für diesen Posten.

Du musst im Formular Anlage Verpflegungsmehraufwand angeben, welche Mahlzeiten vor Ort von Wikimedia Deutschland oder einer anderen Wikimedia- bzw. Partner-Organisation übernommen wurden (kreuze also bitte nicht an, wann du hättest essen wollen oder gegessen hast). Wenn für dich beispielsweise im Hotel Frühstück bezahlt wurde, kreuze bitte den Frühstücksposten für den entsprechenden Tag an. Wenn beispielsweise im Rahmen einer Veranstaltung Catering als Abendessen angeboten wurde, kreuze bitte den Abendessenposten an.

Für Mahlzeiten, die im Rahmen von Veranstaltungen zur Verfügung gestellt bzw. deren Kosten übernommen wurden, erfolgt ein Abzug in Höhe von 20 % (Frühstück) oder 40 % (Mittag und Abendessen). Die Höhe des Abzugs ist stets von der Ganztagespauschale abhängig, niemals von Halbtagespauschalen (vgl. hierzu § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG.)

Sofern du jeden Tag an- und wieder abgereist bist (ohne Übernachtung), musst du für jeden Tag ein separates Formular ausfüllen. Üblicherweise organisiert das Team Communitys und Engagement bei längeren Anreisen eine Unterkunft oder nennt dir bei Kurzfristigkeit ein Budget für eine Unterkunft vor Ort.

Bitte beachte, dass im Ausland andere Beträge für Verpflegungsmehraufwand gelten. Zudem gibt es verschiedene Regelungen bei internationalen An- und Abreisen, Verpflegung/Mahlzeiten in Flugzeugen usw., die unbedingt zu beachten sind. Für die meisten Fälle berechnet das Online-Formular die Beträge ohne weitere Anpassungen korrekt, wende dich bei komplizierteren Fällen gern an das Team Communitys und Engagement (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?), ebenso bei Rückfragen zur Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands.

Kann Alkohol abgerechnet werden?

Die Förderung von Alkohol aus Fördermitteln ist üblicherweise nicht möglich. Bei besonderen Feierlichkeiten (z. B. Galas, Projektgeburtstage, Eröffnungen, Empfänge, besondere Abendveranstaltungen) können die Kosten von Bier, Wein und Sekt nur nach vorheriger Genehmigung durch Wikimedia Deutschland übernommen werden (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?). Cocktails und hochprozentiger Alkohol können grundsätzlich nicht abgerechnet werden.

Das Mitbringen von Alkohol ist im Vorfeld proaktiv mit den jeweiligen Organisierenden des jeweiligen Projekts oder der Veranstaltung abzustimmen. Bei Fragen wende dich gern an das Team Communitys und Engagement (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?).

Wie gehe ich mit Pfand um?

Üblicherweise streichen wir Pfand aus den Anträgen auf Kostenerstattung, außer wenn es absehbar ist, dass bei einem künftigen Einkauf Pfand gegengerechnet wird. Bitte wundere dich bei einem Einkauf für eine einmalige Veranstaltung nicht, wenn wir hier Abzüge machen müssen.

Muss ich für jede Veranstaltung eine Teilnahmeliste führen?

Grundsätzlich gilt, dass es hinsichtlich anstehender Wirtschafts- oder Kassenprüfungen nötig ist, immer eine Teilnahmeliste zu führen, wenn es Verpflegung bei einer Veranstaltung, einem Workshop, einer Konferenz usw. gab und diese Kosten abgerechnet werden sollen. Dies trifft auf das Einkaufen von Lebensmitteln, bereitgestelltes Catering, spontane Essenslieferung und Restaurantbesuche gleichermaßen zu. Wenn Kleinigkeiten für diverse Veranstaltungen für einen geringen Betrag angeschafft werden (zum Beispiel in einem Lokalen Raum), kann ausnahmsweise auf die Teilnahmeliste verzichtet werden. Dann genügt die Übermittlung der reinen Teilnahmezahl an Wikimedia Deutschland, gern auch gebündelt für mehrere derartige Veranstaltungen.

Zur Dokumentation sollen Realnamen angegeben werden. Der Anlass sollte ebenfalls auf der Teilnahmeliste dokumentiert werden. Sofern sich die am Essen teilnehmenden Personen geändert haben sollten, muss für jedes Essen separat eine Liste geführt werden oder erkennbar sein, wer wann an welcher Verpflegung teilgenommen hat. Die Teilnahmeliste kann auch digital geführt und per E-Mail an das Team Communitys und Engagement geschickt werden. Projektorganisierende können also auch im Nachgang die teilnehmenden Personen aufschreiben, Unterschriften von allen Teilnehmenden sind nicht nötig. Eine Vorlage stellt dir das Team Communitys und Engagement gern auf Nachfrage zur Verfügung (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?).

Kostenerstattung

Wann muss ich die Kostenerstattung beantragen?

Die Bearbeitung von Kostenerstattungsanträgen bedarf einer gewissen Vorlaufzeit. Kostenerstattungen müssen daher mindestens drei Werktage vor der geplanten Aktivität beantragt werden (z. B. vor Reiseantritt bei Reisekostenerstattungsanträgen). Später eingereichte Anträge können in der Regel nicht mehr zugesagt werden.

Wohin muss ich die Kostenerstattung schicken?

Bitte sende das Online-Formular Antrag auf Kostenerstattung mit allen benötigten Anhängen oder Belegen direkt elektronisch an das Team Communitys und Engagement von Wikimedia Deutschland. Dies kannst du direkt über das Online-Formular erledigen und dir anschließend auch eine Kopie des Antrages auf Kostenerstattung für deine Unterlagen herunterladen.

Als Ansprechperson im Formular gib bitte deine Kontaktperson aus dem Team Communitys und Engagement an. Ein Hinweis auf das Team Communitys und Engagement erleichtert die Zuordnung der Kostenerstattungsanträge, deren Formulare auch von anderen Teams und Bereichen von Wikimedia Deutschland genutzt werden.

Muss ich Originalbelege einreichen?

Bitte reiche deine Belege ausschließlich digital ein. Das Online-Formular Antrag auf Kostenerstattung kann Dateiformate wie PDF sowie zahlreiche Bild-Dateiformate wie beispielsweise JPG/JPEG oder PNG verarbeiten. Wir bitten dich lediglich darum, die Originalbelege bis zum Erhalt der Kostenerstattung (= erfolgte Erstattung/Überweisung durch Wikimedia Deutschland) zur Klärung eventueller Rückfragen aufzuheben.

Kann ich Gutscheine/Coupons einsetzen?

Du kannst Gutscheine oder Coupons einsetzen, wir können jedoch nur die Kosten erstatten, welche nicht mit einem Gutschein oder Coupon bezahlt wurden.

Wieso werden die Beträge nicht genau so überwiesen, wie ich sie beantragt habe?

Es ist möglich, dass wir kleinere Änderungen machen mussten (siehe Abschnitte Pfand, Kilometerangaben bei Autofahrten, Fremdwährung) oder es kleinere Fehler wie z. B. Zahlendreher gab. Solltest du Rückfragen zu deiner Kostenerstattung haben, kannst du dich natürlich an das Team Communitys und Engagement (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?) wenden.

Kann im Verwendungszweck „Erstattung“ ergänzt werden?

Alle Überweisungen, die auf Grundlage eines Antrages zur Kostenerstattung erfolgen, werden als Kostenerstattung im Verwendungszweck ausgewiesen.

Ich habe nach einiger Zeit kein Geld überwiesen bekommen. Gibt es ein Problem?

Das Team Communitys und Engagement bearbeitet die Kostenerstattungsanträge von Ehrenamtlichen mit hoher Priorität und wendet sich bei Rückfragen auch sofort an dich. Vor der Überweisung, die üblicherweise einmal wöchentlich passiert, werden sämtliche Rechnungen noch durch unsere Buchhaltung geprüft.

Solltest du nach drei Wochen noch immer keine Rückmeldung erhalten oder einen Zahlungseingang verzeichnet haben, melde dich bitte bei uns (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?). Wir prüfen dann die Ursachen dafür und melden uns bei dir.

Wieso muss ich die Belege innerhalb eines Monats einreichen?

Bitte beachte, dass auch die Bearbeitung der Rechnung durch Wikimedia Deutschland Zeit in Anspruch nimmt und die Abrechnung erst dann abgeschlossen ist, wenn entsprechende Vorgänge auch seitens Wikimedia Deutschland abgeschlossen wurden. Alle Belege, die verspätet eingereicht worden sind, müssen zusätzlich durch den geschäftsführenden Vorstand genehmigt werden. Dafür muss eine außerordentliche Empfehlung des Teams Communitys und Engagement erstellt werden. Dies können wir nur in Ausnahmefällen machen, denn verspätet eingereichte Belege binden unnötig Zeit und Mehraufwand bei allen Beteiligten; die Reisekostenordnung setzt uns hier zudem mit der entsprechenden Frist einen klaren Rahmen, von dem nur in Ausnahmefällen abgewichen werden sollte.

Wie gehe ich mit der Erstattung von Fremdwährungen um?

Wenn du im Rahmen eines Projektes Kosten in Fremdwährungen (z. B. Schweizer Franken, US-Dollar usw.) einreichen möchtest, schicke uns bitte den dafür relevanten Abschnitt deines Kontoauszuges oder den Beleg aus der Wechselstube mit dem zugehörigen Euro-Betrag, sofern die Kosten über dein Konto per Kredit- oder EC-Karte abgewickelt wurden oder du vor Ort Geld abgeholt hast. Bitte ergänze diesen Betrag auf dem Kostenerstattungsantrag.

Nur im Fall einer Barzahlung ohne belegten Wechselkurs ist für die Umrechnung jedes Beleges der jeweils tagesaktuelle Kurs zu verwenden, der bei der Europäischen Zentralbank oder, wenn die Währung dort nicht geführt wird (und nur in diesen Fällen!), unter Oanda nachgeschlagen werden muss.

Hast du jedoch vor Ort Geld abgehoben, muss ein Beleg eingereicht werden.

Ich kaufe für ein gefördertes Projekt ein und tätige gleichzeitig einen privaten Einkauf. Kann das beides auf eine Rechnung und ich streiche die privaten Posten durch?

Nein. Bitte trenne die Ausgaben für geförderte Projekte, so strikt wie nur möglich, von deinen privaten Ausgaben.

Kann ich einen Vorschuss bekommen?

Ist die Vorauslage der Kosten durch den Reisenden aufgrund Höhe oder persönlicher Situation unzumutbar, kann auf Antrag ein Vorschuss gewährt werden. Dieser muss nicht begründet werden. Die Gewährung erfolgt mit der Genehmigung der Reise. Wird bei einer Reise ein Vorschuss gewährt, ist diese spätestens zehn Tage nach Reiseende bei der Geschäftsstelle abzurechnen. Oftmals können Kosten von Wikimedia Deutschland auch direkt übernommen werden (Fahrt, Hotel, Catering usw.).

Was ist bei der Erstattung von Lizenzkosten zu beachten?

Bei Lizenzkäufen muss Wikimedia Deutschland vorab über die konkrete Lizenz informiert werden. Diese Information wird benötigt, um zu vermeiden, dass (ggf. überflüssigerweise) mehrere Lizenzen für das gleiche Tool gekauft werden und weil Wikimedia Deutschland keine Lizenzkosten für nicht-DSGVO-konforme Tools übernimmt. Außerdem ist eine Aufstellung der übernommenen Lizenzkosten für die Kassenprüfung relevant.

Mediendateien

Sind Mehrfachlizenzen erlaubt?

Du kannst deine Werke gleichzeitig unter mehreren Lizenzen veröffentlichen. Für die Veröffentlichung auf Wikimedia Commons heißt dies, dass du zusätzlich zu einer der in den Förderrichtlinien genannten Lizenzen eine oder mehrere als frei anerkannte Lizenzen verwenden kannst. Voraussetzung für die Förderungswürdigkeit durch Wikimedia Deutschland ist allerdings, dass bei einer Mehrfachlizenzierung eine der genannten CC-Lizenzen an erster Stelle steht: Empfohlen wird CC BY-SA (4.0), außerdem anwendbar sind CC BY-SA (3.0), CC BY (4.0 und 3.0) und CC0.

Darf ich zusätzliche Hinweise anbringen?

Zusätzliche Hinweise sind unproblematisch, wenn alle Richtlinien dazu eingehalten werden.

Was ist beim Hochladen von Mediendateien zu beachten?

Beachte bitte die Angaben unter Category:Supported by Wikimedia Deutschland, wenn du Inhalte hoch lädst die mit Unterstützung von Wikimedia Deutschland entstanden sind oder freigegeben wurden.

Technische Ausrüstung und Unterstützung

Sollte Technik besser geliehen oder gekauft werden?

Grundsätzlich kann dir von Wikimedia Deutschland fast jede benötigte Technik zur Verwirklichung deines Projekts zur Verfügung gestellt werden. Vorzugsweise greifen wir dabei auf intern vorhandene Technik zurück, wenn du aber besondere Technik benötigst, dann ist es auch möglich diese über einen externen Verleiher zu beziehen. Für Technik die wir häufiger leihen (z. B. Kameraausrüstung) greifen wir dafür auf Verleiher zurück mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben. In bestimmten Fällen ist es für Wikimedia Deutschland sinnvoll, Geräte nicht nur zu leihen sondern auch zu kaufen. Bitte kontaktiere hierzu das Team Communitys und Engagement (zum Kontakt siehe #An wen wende ich mich für eine Förderung?).

Im Einzelfall bedeutet das: Wenn es eine größere Anfrage gibt, versuchen wir mit Unterstützung und mit Informationen der Anfragenden abzuschätzen, wie oft ein Gerät wohl absehbar eingesetzt werden wird, und was es ungefähr kosten würde, diese Einsätze mit Mietequipment zu bestreiten. Wenn sich dabei ein klarer Kostenvorteil für den Kauf ergibt, kaufen wir Technik. In den anderen Fällen mieten wir.

Wohin kann ich mich bei Fragen oder Problemen mit Mailadressen, Mailinglisten oder dem Videokonferenzangebot von Wikimedia Deutschland wenden?

Bei allen Fragen und Problemen rund um die Förderangebote E-Mail-Adressen und Mailinglisten sowie Videokonferenzangeboten von Wikimedia Deutschland für Community-Mitglieder kannst du dich gern an die öffentliche Mailingliste it-fragenwikimedia.de wenden. Bitte gestalte Problembeschreibungen möglichst konkret, damit Wikimedia Deutschland die Probleme nachvollziehen und zeitnah lösen kann. Hier kannst du diese Mailingliste auch abonnieren.